Информационные ресурсы органов местного самоуправления как объект управления (диплом)
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1. Информационные ресурсы как объект управления
1.1. Информационные ресурсы: понятие, типология, основные типы
1.2. Принцип организации и технологии управления информационными ресурсами
Глава 2. Информационные ресурсы органов местного самоуправления
2.1. Информационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления на примере Управления по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа
2.2. Типы информационных ресурсов
2.3. Построение системы управления информационных ресурсов органов местного самоуправления
Основываясь на системном подходе, любую организацию можно представить как некоторую систему по преобразованию потоков ресурсов (материальных, энергетических, информационных, трудовых, финансовых и др.) в конечные потоки продуктов и услуг.
В настоящее время имеется понимание того, что для нормального функционирования организации любого масштаба недостаточно только этих ресурсов. Недостаточно иметь для производства только необходимые материальные, финансовые и людские ресурсы, важно также понимать, что с этим всем делать, иметь информацию о технологиях.
Поэтому информация, информационные ресурсы в настоящее время рассматриваются как отдельная экономическая категория.
Информация (от лат. «informatio») – это знания, сведения, сообщения, уведомления, т.е. нечто, присущее только человеческому сознанию и общению.
Информационная экономика базируется на информации как на основном ресурсе и товаре одновременно.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет информационные ресурсы как отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, банках данных, других информационных системах).
Информационные ресурсы, частью которых являются информационные технологии, имеют четкую структуру в соответствии с методикой их создания, оценки и инвентаризации.
Любая организация имеет информационную систему и информационные ресурсы, даже если эта организация состоит из одного предпринимателя и он не подозревает об их существовании.
Информация позволяет принимать обоснованные и эффективные решения, позволяет управлять компанией. Но при этом необходимо понимать, что и самой информацией также необходимо управлять. Важно управлять процессом получения и использования информации. Если руководство компании задумывается над тем, где и как будет получена информация о ценах, конкурентах, требованиях государственных структур и тому подобных вещей, то это уже является существенным шагом в направлении эффективного развития и получения конкурентного преимущества перед другими компаниями.
Информация и информационные ресурсы существовали всегда, но эти ресурсы из-за своей специфичности не рассматривались как экономическая категория. Хотя информация всегда использовалась людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологий т.п. объем информации становился настолько большим, что его нельзя было и переработать для управления, человечество находило какое-либо решение.
В настоящее время общество достигло такого уровня развития, когда объемы информации и уровень ее сложности потребовали создания информационной индустрии. Информация стала одним из важнейших стратегических ресурсов.
Тема данной дипломной работы – управление информационными ресурсами организации.
В работе будет дано понятие информационных ресурсов организации, представлены ее основные типы. Помимо этого будут изучены принципы организации и технологии управления информационными ресурсами.
Также в работе будут изучены информационные ресурсы органов местного управления, в т.ч. информационное обеспечение деятельности, типы информационных ресурсов, и построение системы управления информационными ресурсами органов местного самоуправления.
Объектом исследования в данной дипломной работе является муниципальное бюджетное учреждение «Управление по культуре, спорту и молодежной политике» г. Усть-Катав.
Цели и задачи дипломной работы:
– изучение теоретических основ управления информационными ресурсами;
– изучение практических основ управления информационными ресурсами на примере конкретного органа местного самоуправления;
– определение проблем в управлении информационными ресурсами;
– определение мероприятий, направленных на оптимизацию системы управления информационными ресурсами с целью более качественного управления.
ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ КАК ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Информационные ресурсы: понятие, типология, основные типы
Современное общество называют информационным. При этом имеют в виду, что значительная часть общества занята производством, хранением, переработкой и реализацией информации, а также высшей ее формой – знанием. Особенность этого общества заключается в непрерывном обмене информации.
Широкое развитие компьютерной техники и телекоммуникаций позволило собирать, хранить, обрабатывать и передавать информацию в таких объемах и с такой оперативностью, которые были немыслимы раньше. Благодаря новым информационным технологиям производственная и непроизводственная деятельность человека, его повседневная сфера общения поистине безгранично расширяются за счет вовлечения опыта, знаний и духовных ценностей, выработанных мировой цивилизацией. Экономика все в меньшей степени характеризуется как производство материальных благ и все в большей - как создание и распространение информационных продуктов и услуг. Для новой экономики информация становится тем же, чем нефть и ее производные стали для экономики индустриальной: она превращается в «топливо» для приобретения знаний, необходимых в условиях нового века.
Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организаций в большой степени зависит от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие-либо действия, необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание рациональных решений в любой сфере требует обработки больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения специальных технических средств (21;144).
Различают следующие основные понятия:
– информационное ресурсы - отдельные документы и массивы документов в библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах;
– информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов, массивов документов и информационных технологий, в т. ч. с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы;
– информационные процессы - процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации (9;20).
Информация выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и в динамике, обеспечивая подготовку управляющего воздействия и сведения о результатах его реализации. Информация позволяет осуществлять обратную связь и корректировку целей в соответствии с требованиями конкретной ситуации. Она служит «предметом длительного пользования» и не теряет своих свойств в результате неоднократного потребления. Информация в значительной степени обладает свойством саморазвития, т. е. по мере накопления информационных данных получается качественно новая информация. Информация пронизывает все виды деятельности в органах местного самоуправления и обеспечивает восприятие работниками своих организационных ролей, фиксируемых в должностных инструкциях (27;144).
В конечном счете, от эффективности информационных процессов зависит эффективность работы местной администрации в целом.
Основные элементы любого информационного процесса - источник, сообщение, канал и получатель:
– источник - это тот, кто создает сообщение и несет ответственность за его полноту и достоверность;
– сообщение - это информация, которую источник передает получателю. В информационной системе сообщения передаются в различных формах (письменной, устной, электронной);
– канал - это средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю;
– получатель - это тот, кому предназначено сообщение.
Информационное обеспечение включает организацию информации на всех этапах ее возникновения, преобразования, передачи и восприятия.
Понятие, обозначаемое термином «информация», является очень емким. Оно относится к группе общенаучных категорий и занимает важное место в различных науках: физике, биологии, информатике, экономике, психологии, социологии и др. (9;16).
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» информация определяется как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. В различных теориях и концепциях, например теории прибыли экономиста Фрэнка Найта, теории информации инженера и математика Клода Шеннона информация определяется как средство снижения неопределенности и риска (1;2).
Одна из важнейших разновидностей информации - экономическая информация. Она непосредственно связана с управлением коллективами людей, производством, распределением, обменом и потреблением материальных благ и услуг. Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления на определенный момент времени (27;116).
Информация приобретает черты экономического блага и обращается в экономике как ресурс, используемый в процессе хозяйственной деятельности, а также как товар (информационные товары, услуги).
С наиболее общих позиций информационный ресурс может быть определен как совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальном носителе в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач. Информационный ресурс имеет вид книг, журналов, файлов, фотографий, отчетов, дневников и т.д.
Каковы источники формирования информационных ресурсов организации?
Любая организация существует в некоторой внешней среде. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей, технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.
В зависимости от источника возникновения в рамках организации имеется внутренняя и внешняя информация, составляющая ее информационные ресурсы.
Информация внутренней среды, как правило, точная, полно отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее обработка часто может осуществляться с помощью стандартных формализованных процедур (9;21).
Пример внутренней информации; о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, метода сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.
Внешняя среда – экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними. Это экономические, политические, социальные, технологические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, государственными органами (23;210).
Информационные ресурсы характеризуются:
1. тематикой:
– общественно-политическая;
– научная;
– техническая;
– правовая;
– экономическая и т.д.;
2. формой собственности:
– государственная;
– муниципальная;
– частная;
3. доступностью:
– открытая;
– секретная;
– ограниченного использования;
4. формой представления:
– текстовая;
– изобразительная;
– звуковая;
5. носителем:
– бумажный;
– электронный.
Информация, информационные ресурсы существовали всегда, но эти ресурсы из-за своей специфичности не рассматривались как экономическая категория. Хотя информация всегда использовалась людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологий и т.п. объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переработать для управления, человечество находило какое-либо решение. Появление иерархии управления, возникновение товарно-денежных отношений, создание вычислительных машин с этой точки зрения позволило преодолеть трудности в переработке огромных объемов информации для управления (26;117).
Использование информационных ресурсов сопровождало деятельность человека, в том числе и экономическую, и раньше, однако к настоящему времени их роль и значение неизмеримо увеличились. Информационные ресурсы занимают все более значимое положение в ряду с другими ресурсами предприятия, отрасли и национальной экономики в целом.
К информационным продуктам и услугам относят базы данных, программное обеспечение, образовательные услуги, консультирование, результаты научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и пр. Эти продукты и услуги обмениваются на информационном рынке и отличаются многочисленными особенностями, как на стадиях разработки, производства, так и на этапе обращения.
Управление информационными ресурсами, включающее организацию данных и управление процессами их обработки, все более выделяется в отдельную управленческую функцию. Все это связано с таким процессом в обществе, который называют информатизацией.
Информатизация - организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания условий для удовлетворения информационных потребностей физических лиц и хозяйствующих субъектов на основе формирования и использования информационных ресурсов, Он базируется на применении автоматизированных информационных технологий.
На базе информационных ресурсов возникла индустрия информатики, задачей которой является обеспечение информацией всех нуждающихся в ней. Создание глобальных сетей и использование электронных документов открыли возможность удаленного доступа к информационным ресурсам.
Созданы крупные информационные организации, собирающие и распространяющие информацию по всему миру, например информационное агентство Dow Jones Telerate, информационное агентство Reuters. Бурно развиваются дистанционное обучение, электронные библиотеки.
Под информационными ресурсами также понимаются отдельные документы, массивы документов и файлы в информационных системах, организованные как библиотеки, архивы, фонды, базы данных и знаний, рассматриваемые совместно с автоматизированными информационными технологиями или сервисами, придающими им необходимую мобильность.
Для принятия правильных решений хозяйствующим субъектам необходим доступ к соответствующим информационным ресурсам. Здесь речь может идти о самых разных источниках, доступных в условиях рыночных отношений, в том числе и таких, за пользование которыми приходится платить немалые деньги.
По источникам формирования и отношению к конкретной организации информационные ресурсы могут быть разделены на внутренние и внешние (рис. 1).
Рисунок 1 – Структура информационных ресурсов, необходимых для управления организацией
К внутренним ресурсам относится информация, которая создается в процессе функционирования организации и формируется специалистами различных ее подразделений (базовая финансовая информация, информация о производительности, о ключевых знаниях организации, о распределении ресурсов - капитала, труда и т.д.).
Особую роль при этом играет отчетность, которая является совокупностью управленческой, статистической и бухгалтерской информации о деятельности организации за определенный период времени. Показатели, которые содержатся в отчетности, являются информационной базой для решения задач анализа, текущего планирования, прогнозирования и контроля состояния организации, а также для решения других задач.
Но для того чтобы дать комплексную оценку состояния организации и определить перспективы ее развития, необходимо обладать сведениями о внешней среде - множестве существующих вне организации объектов и факторов, которые непосредственно связаны, влияют или могут повлиять на деятельность организации. Эта внешняя информация может быть получена из различных источников, в том числе и на информационном рынке. Информационный рынок можно разделить на несколько секторов:
– деловой информации;
– научной и профессиональной информации;
– социально-политической и правовой информации;
– массовой и потребительской информации.
В условиях рыночной экономики велика роль деловой информации (табл. 1), поступающей из внешних для организации источников.
Высшие законодательные и исполнительные органы издают законы и другие регламентирующие документы. Руководствуясь ими, надлежит функционировать всем организационным системам.
Таблица 1 - Структура деловой информации
Вид информации |
Описание |
Макроэкономическая |
Характеризует общее состояние экономики страны и предоставляется специальными государственными или независимыми институтами |
Финансовая |
Характеризует текущее и перспективное финансовое состояние фирм, сложившуюся конъюнктуру на рынке капиталов, инвестиции, эмиссии ценных бумаг и т.д., предоставляется специальными службами финансовой информации, брокерскими компаниями, банками и другими фирмами |
Коммерческая |
Включает сведения о предприятиях (банках, фирмах, корпорациях), их производственных связях, выпускаемой продукции, ключевых сделках, ценах, технологиях, руководителях, акционерах и т.д., предоставляется в виде электронных баз данных и периодически обновляемых печатных изданий |
Статистическая |
Экономические, финансовые, биржевые, социальные и другие данные предоставляются в виде динамических рядов и прогнозных оценок |
Деловые новости |
Текущая информация из различных сфер бизнеса, предоставляемая информационными агентствами и средствами массовой информации |
Использование информационных ресурсов, сформированных на основе внешней и внутренней информации, поддерживает деятельность организации и направлено на то, чтобы обеспечить:
– повышение конкурентоспособности на рынке товаров (услуг);
– оперативный учет, входной контроль и долговременное хранение наиболее полных данных о деятельности организации, ее территориальных подразделениях;
– формирование бухгалтерской и аналитической отчетности для представления во внешние организации (налоговую инспекцию, учредителям, акционерам и т.п.), а также для управления деятельностью организации;
– поддержание технологии единого информационного пространства (в том числе относительно директивной, нормативной и справочной информации) и др.
В настоящее время в сфере управления экономическими объектами происходят значительные изменения, связанные с дальнейшим совершенствованием компьютерной техники, периферийного оборудования, программного обеспечения, телекоммуникаций, которые широко используются при формировании информационных ресурсов для планирования, подготовки и принятия управленческих решений.
Таким образом, в широком смысле информационные ресурсы – это совокупность данных, необходимых для эффективного получения и дальнейшего использования достоверной информации.
Для организации эффективного управления информационными ресурсами и процессами необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию. На любом предприятии под информационными ресурсами понимают, прежде всего, различные документы в бумажном или электронном виде.
К каждому классу информации предъявляются особые требования, например к управленческой информации следующие:
– полнота информации для принятия управленческого решения;
– оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
– достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
– адресность информации, т.е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
– доступность для восприятия, зависящая от качества пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.
Документ - это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и храпение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом подписью лица, ответственного за достоверность сведении, содержащихся в документе.
Документопоток - это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду и подразделяются:
– на внешние, входящие в систему;
– внутренние, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
– исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии создается свой документооборот.
Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. По составу охватываемых операций документооборот может быть двух типов:
– операционный - ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику;
– универсальный - отражающий операции обработки потоков слабоструктурированной информации, выполняемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов.
Так как документооборот отражает движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителю, то по степени охвата подразделений и специалистов экономической системы выделяют централизованный документооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специализированный документооборот на уровне конкретного подразделения, обусловленный спецификой его функционирования.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления.
В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является система документационного обеспечения управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:
– документирование принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;
– документационное обеспечение управления;
– получение, фильтрация и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;
– контроль их исполнения, анализа качества и сроком исполнении;
– организация хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.
Документационное обеспечение управления осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:
– документирование;
– делопроизводство, т.е. организация работы с документами;
Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, поручаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т.е. составление, оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство - комплекс мероприятий по ДОУ предприятия или организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.
Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов для использования ретроспективной документной информации.
Электронный архив применяется при систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Делопроизводство предназначено для проверки, отбора и обеспечения работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией при выполнении каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.
Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации.
Если обобщить выработанные специалистами ДОУ формулировки, то процесс документооборота можно охарактеризовать как дисциплину, связанную с совместной обработкой документов.
Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.
Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД). В ее состав входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.
По содержанию можно выделить класс управленческих или организационно-распорядительских документов (ОРД), используемых для административного управления; экономико-статистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием; научно-технических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции; юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия, так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации, предприятия-потребители готовой продукции или услуг, предприятия-поставщики сырья и материалов и др.
Служба СДОУ ориентирована на работу с ОРД, которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т.е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.
Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (семантике) и форме (синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основных класса:
1) организационные - комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам;
2) распорядительные - оформляют принятые управленческие решения. К ним относятся приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур;
3) информационно-справочные - составляются при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов. К ним относятся письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.
По форме ОРД делят на формализованные и неформализованные.
К числу формализованных относят типовые и стандартные документы. Они характеризуются наличием типового состава и расположения реквизитов, их стандартным оформлением и использованием бумаги стандартных размеров.
Неформализованные документы (отчеты, обзоры, рефераты) отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов.
Основными задачами совершенствования делопроизводства на основе информационных технологий являются: разработка и установление рациональных форм ДОУ; использование прогрессивных методов и форм работы с документами; унификация, стандартизация и автоматизация делопроизводства (18;58).
1.2. Принцип организации и технологии управления информационными ресурсами
Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления, можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и не формализуемые. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используют специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.
Внедрение информационных систем управления информационными ресурсами (в частности – документами), предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что определяет успешность его деятельности. Информационные системы управления интеллектуальными активами представляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связанны с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, которые создаются в различных функциональных подразделениях предприятия на различных этапах жизненного цикла продукции и услуги (20;56).
Управление информационными ресурсами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности. Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия представлено на рисунке 2.
Рисунок 2 - Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия
Информационные системы управления документами (Electronic Document Management - EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации (29;57).
Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или иерархической файловой системе. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают ИСУД, включают в себя текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы (20;88).
Общими возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.
Информационные материалы, имеющие высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний (4;15).
Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства (21;161).
Основным назначением этих систем является документальная peгистрация тex или иных свершившихся действий или событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан на исполнение конкретному сотруднику», «на документ дан соответствующий ответ» и т.д.) в соответствии с принятыми правилами. Функции ИСУД показаны на рисунке 3.
Рисунок 3 - Перечень функций систем управления делопроизводством и документооборотом предприятия
Системы управления делопроизводством относятся к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ). Бизнес-процесс при этом называется «традиционным отечественным делопроизводством». Это очень специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.
Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Конкурентные преимущества таких систем (12;98):
– возможность создания территориально-распределительных систем;
– многоуровневая система безопасности;
– полноценный доступ к данным;
– надежность баз данных;
– интеграция технологий баз данных и электронной почты в одной платформе.
Основное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом (20;112).
Отметим, что пользователями:
– систем управления делопроизводством являются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений банка, например управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции;
– систем управления документооборотом - отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс;
– корпоративных систем управления документами - практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.
Корпоративная система управления электронными документами обладает следующими основными свойствами:
1. обработка и хранение документов, регистрация;
2. работа с взаимосвязанными документами;
3. передача документов между исполнителями;
4. поиск документов по атрибутам;
5. контроль исполнительской дисциплины;
6. списание документов в дело и др.
Современные системы управления интеллектуальными активами предприятия содержат в своем ядре прикладные системы, которые поддерживают так называемые Workflow-технологии (технологии поддержки потоков заданий). Эти технологии создают при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы, назначают правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечивают графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они дают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния, и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения (8;121).
Работа в среде Web-браузера обеспечивает всем пользователям доступ к порталу управления документами. Эта платформа предоставляет возможности реализовывать произвольные схемы процессов работы с документами.
Таким образом, иерархия информационных технологий, применяемых для управления интеллектуальными активами предприятия, по мере их расширения от частных к более общим, следующая.
1. Системы управления делопроизводством.
2. Системы управления документооборотом (Business-Process Electronic Document Management - BP EDM).
3. Системы управления документами, включая корпоративные (Enterprise-centric Electronic Document Management - EC EDM).
4. Системы управления информацией (Information Portal, Information Management - IM).
5. Системы управления потоками работ (WorkFlow Management - WFM).
Учитывая слабую развитость информационных систем управления электронным документооборотом на отечественных предприятиях, подробно остановимся на рассмотрении корпоративных систем, от внедрения которых можно получить два типа преимуществ: тактические и стратегические.
Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат:
1. физическое высвобождение места;
2. уменьшение затрат на копирование;
3. уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
4. уменьшение затрат на бумагу;
5. уменьшение затрат на ресурсы: людей и оборудование;
6. повышение продуктивности работы:
– уменьшение времени выполнения работ;
– увеличение количества выполняемых работ;
– улучшение работы с документами, содержащими юридическое обязательство;
– возможность выполнения новых типов работ.
Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов (6;216).
Эксперты фирмы «Siemens Business Services» утверждают, что:
– 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;
– 6% документов безвозвратно теряются;
– до 20 раз копируется каждый внутренний документ;
– на 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота;
– на 80% ниже стоимость архивного хранения электронных документов в сравнении с бумажными (рис. 4).
К стратегическим относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах предприятия, например с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих процессах, или с улучшениями качества работы, принятия решений, обслуживания, если речь идет о вспомогательных процессах. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить. Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие группы: средний уровень достигаемых преимуществ (средний уровень сложности) и высокий уровень достигаемых преимуществ (высокий уровень сложности).
Рисунок 4 – Стратегические преимущества внедрения ИСУД
Например, первые пользователи корпоративных информационных систем управления документами на базе Lotus Notes Domino.Doc получили следующие результаты: на 10% уменьшение стоимости инженерной разработки продуктов или услуг; на 20% - сокращение времени цикла разработки; на 30% - снижение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге; на 40% - сокращение изменений в продуктах/услугах.
Системы управления знаниями рассматриваются как ближайшая перспектива развития корпоративных систем управления документами.
Решения по управлению знаниями подразумевают наличие продуктов, которые обеспечивают поиск нужных людей, предоставление им общедоступного виртуального пространства (места), и управление фактами, которые эти люди ищут или создают.
Таким образом, корпоративные технологии управления документами на предприятии поддерживают эффективные средства работы с информацией, включая автоматизацию процессов, а также возможности совместной работы людей с документами. В этом смысле они являются важной, но не единственной компонентой реализации концепции управления знаниями.
Управление документами и управление знаниями с «технологической» точки зрения показано на рис. 5.
Рисунок 5 – Направления развития технологий управления документами и знаниями
В ходе некоторых исследований на основе опроса корпоративных менеджеров было выявлено, что следующие технологии считаются наиболее важными в контексте проектов по управлению знаниями (по мере убывания важности):
– передача сообщений;
– электронная почта;
– управление документами;
– средства поиска;
– корпоративные информационные порталы;
– хранилища данных;
– средства коллективной работы.
Таким образом, информационные системы управления документами являются частью более обширной концепции управления знаниями, которая, по определению, влечет за собой систематическое усиление роли как информации, так и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес-целей: инновации, компетентность, эффективность, скорость реагирования (5;215).
Документы являются контейнерами, заключающие в себе значительную часть знаний организации, и в целом представляют собой один из самых значимых ее активов. Одно только управление документами обеспечивает эффективное использование знаний и опыта. Документы могут не только ответить на вопрос «Что мы знаем?», но так же и на вопрос «Кто это знает?».
Эффективная система управления документами предприятия легко может быть расширена для того, чтобы служить платформой вертикальных приложений, направленных на удовлетворение специфических бизнес-требований его клиентов.
Одной из функциональных подсистем корпоративной информационной системы предприятия является электронная система управления документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.
Создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям корпоративных информационных систем:
1. Масштабируемость.
Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как «Sybase», «Oracle», «Informix» и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.
2. Распределенность.
Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.
3. Модульность.
Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
4. Открытость.
Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, в частности бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.
Успех деятельности компаний определяется тем, насколько хорошо в них управляют информацией: доходит ли она своевременно до тех, кому необходима. Платформа ЭСУД должна закладывать фундамент для построения на предприятии системы управления корпоративным содержанием, где все функциональные компоненты будут взаимосвязаны между собой. Платформа для управления включает в себя следующие основные функциональные компоненты:
– всеобъемлющее управление содержанием;
– полный жизненный цикл содержания;
– создание приложений для управления содержанием.
Всеобъемлющее управление содержанием - это возможность управлять любым содержанием в любое время и в любом месте. Система должна поддерживать файлы всех известных форматов, в том числе мультимедийные, и позволять легко расширять эту поддержку на новые форматы. В ЭСУД должны быть заложены средства интеграции со многими популярными инструментами разработки содержания и управления всеми этапами его жизненного цикла, начиная с создания и распространения до архивирования и уничтожения в соответствии с регулирующими эти процессы нормами и корпоративной политикой.
Всеобъемлющее управление содержанием также подразумевает эффективное использование других компонентов корпоративной инфраструктуры, в частности операционных систем, средств программирования, систем управления реляционными базами данных, серверов Web-приложений, служб контроля доступа и корпоративных приложений типа ERP и CRM; ЭСУД может быть интегрирована со всеми этими системами. Платформа дает распределенное хранилище содержания, к которому можно обращаться в любое время, находясь в любой точке земного шара.
Платформа ЭСУД должна управлять содержанием с момента его создания или получения на всем пути к конечному пункту назначения. Маршруты и пункты назначения бывают различными, они зависят от задач, в числе которых публикация информации о продукции на Web-сайте, предоставление субподрядчикам технических спецификаций, донесение до местных представителей сведений о новых инициативах по продажам или направление клиентам счетов. Разумеется, путь содержания может завершаться его архивированием или уничтожением.
Процессы создания и управления содержанием не менее важны, чем процессы публикации. Хотя различные приложения ориентированы на работу с определенными типами содержания, в них используется одинаковая модель управления его жизненным циклом. Согласно ей жизненный цикл содержания состоит из четырех основных этапов:
– создание и сбор;
– управление;
– распространение;
– архивирование.
В ЭСУД должны быть средства, необходимые на каждом из этих этапов, включая инструменты для коллективной работы и автоматизации деловых процессов.
Первоочередная задача системы управления содержанием - сбор из внутренних и внешних источников необходимого содержания и добавление его в корпоративное хранилище.
Хранилище содержания - основа системы управления содержанием в ЭСУД. Это безопасная среда хранения, которая обеспечивает организованный доступ к содержанию независимо от его источника и формата.
Способы распространения содержания в платформе Documentum могут быть двух типов:
– извлечение. В данном случае внешние системы или пользователи должны инициировать запрос через один из интерфейсов доступа к хранилищу, на основании которого система вернет требуемое содержание;
– публикация. Платформа ЭСУД на основании установленных бизнес-правил сама должна извлекать требуемое содержание и публиковать его на удаленные сервера, файлохранилища, порталы, печать и т.д.
В настоящее время к хранению содержания, прежде всего, выдвигаются требования надежности, экономической эффективности и возможности расширения его объемов. Гибкая архитектура ЭСУД должна обеспечивать интеграцию с любой архивной системой и системой хранения данных. Поскольку хранилище ЭСУД основано на операционной системе и базе данных клиента, то ЭСУД должна работать со всеми хранилищами данных, к которым имеется доступ через интерфейс файловой системы, а также поддерживать все современные СУБД корпоративного уровня. В результате пользователям должны быть открыты преимущества всех инфраструктур хранения (7;116).
В соответствии с современными нормами, регулирующими работу с электронной информацией, содержание корпоративного хранилища и должно быть классифицировано и надежно сохранено.
Таким образом, управление информационными ресурсами сводится к следующим ключевым моментам:
– оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления;
– изучение и рационализация документооборота организации; стандартизация и унификация типов и форм документов; типизация информации и данных;
– преодоление проблемы несовместимости типов данных;
– создание системы управления данными.
ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
2.1. Информационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления на примере Управления по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа
Информационный ресурс имеет сегодня в сфере муниципального управления не меньшую важность, чем материальные, трудовые, энергетические, финансовые и другие ресурсы. В общем смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т. д.
Информационное обеспечение системы управления муниципальным органом власти - это взаимосвязанная совокупность необходимой информации, форм и способов ее представления и организации в пространстве и во времени, обеспечивающая решение необходимых задач в системе управления (10;18).
Особенно важно разделение информации на внутреннюю (по отношению к органу местного самоуправления) и внешнюю. К внутренней относятся решения представительного органа муниципального образования, постановления и распоряжения главы администрации и его заместителей, протоколы заседаний коллегии, ведомости учета изданных муниципальных правовых актов, отчеты о работе структурных подразделений администрации, справки о ходе рассмотрения обращений граждан и т. д. Подобная информация дает возможность более полно представлять фактическое положение дел в администрации, рационально распределять силы и рабочее время, эффективно организовывать работу. Организация внутренних потоков информации - задача руководства муниципального образования (28;135).
Информацию, поступающую в органы местного самоуправления, можно классифицировать по различным признакам (рис. 6).
Рисунок 6 - Классификация информации, поступающей в органы местного самоуправления
Население выражает свое отношение к деятельности муниципальной власти путем выборов, референдумов, опросов, правотворческих инициатив, обращений к органам и должностным лицам, мирных массовых акций. Особое значение имеют личные встречи руководителей муниципального образования с жителями, прием избирателей депутатами представительных органов. На этих встречах должна быть создана атмосфера откровенного диалога, в ходе которого становится доступной информация, которую нельзя получить никаким другим способом.
В отношении внешней информации местная власть не всесильна, но может при грамотной постановке дела получать более полную информацию из различных источников. Основные внешние источники информации для органов местного самоуправления показаны на рис. 7.
Рисунок 7 - Внешние информационные потоки муниципалитета
Муниципальная власть учитывает мнение населения в своей работе.
Общественные объединения граждан выражают отношение к деятельности
муниципальной власти отдельных групп населения, местных сообществ, имеющих общие интересы. Администрация обязана иметь информацию о позиции различных общественных объединений при принятии важных решений (10;84).
Органы государственной власти РФ и субъектов РФ в пределах своей компетенции издают правовые акты и принимают решения, обязательные для исполнения органами местного самоуправления, а по другим вопросам вырабатывают методические рекомендации и инструктивные материалы, полезные для муниципальной власти.
Союзы и ассоциации муниципальных образований вырабатывают рекомендации по отдельным аспектам муниципальной деятельности. Эти рекомендации должны изучаться, а все полезное - использоваться.
Немуниципальные хозяйствующие субъекты на территории муниципального образования также выражают свое отношение к решениям органов местного самоуправления, затрагивающим их интересы, направляя в администрацию предложения по различным вопросам местной жизни. Многие органы муниципальной власти сделали союзы промышленников и предпринимателей своими деловыми партнерами.
Финансовые и кредитные организации снабжают органы местного самоуправления важной информацией о финансовом состоянии муниципалитета и хозяйствующих субъектов.
Органы государственного и муниципального контроля и надзора поставляют ценную информацию о ходе выполнения тех или иных решений, выявленных нарушениях.
Задача органов местного самоуправления - использовать все каналы информации, иметь достоверные сведения об отношении всех слоев общества к своей деятельности, анализировать эти сведения и на их основе корректировать свои действия.
Практически все поставщики информации для органов местного самоуправления одновременно являются и потребителями информации о деятельности этих органов. К числу потребителей муниципальной информации относятся государственные, региональные и муниципальные органы власти, должностные лица местного самоуправления, граждане, общественные объединения граждан, союзы, ассоциации, финансовые и кредитные организации, органы статистики, муниципальные предприятия и учреждения, иные хозяйствующие субъекты, предприниматели, инвесторы.
Информация, поступающая в органы местного самоуправления по разным каналам, к разным должностным лицам, в разной форме и в разное время, требует создания продуманной системы ее приема, хранения, обработки и использования (15;122).
Вся поступающая в органы местного самоуправления информация фиксируется на определенном носителе в виде документа. Особенностью систем документированной информации является наличие операций по составлению, приему, передаче, регистрации, визированию, подписанию, копированию, хранению, уничтожению документов. Совокупность всех операций, выполняемых с документами, называется делопроизводством. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату представляет собой документооборот. Рациональная организация документооборота в органах местного самоуправления обеспечивает оперативное прохождение документов (10;164).
Документооборот осуществляется в виде потоков документов, движущихся между пунктами обработки информации (руководители и специалисты органа управления) и пунктами технической обработки документов (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительная служба и т. п.). Документооборот разделяется на входящие, исходящие и внутренние потоки документов. К основным параметрам потоков документов относятся: направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения; объем потока, характеризующийся
количеством документов, проходящих в единицу времени; структура потока, характеризующаяся разновидностью документов; авторство и другие признаки; режим потока, определяемый периодичностью движения информации через пункты обработки.
Порядок работы с документами в органах муниципального управления регламентируют такие нормативные акты, как «Общие требования к документам и службам информационного обеспечения Государственной системы документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД), государственный стандарт УСОРД, а также инструкции по делопроизводству, издаваемые на основе этих актов органами муниципального управления (10;215).
Номенклатура дел - утвержденный в установленном порядке, систематизированный список наименований дел, образуемых в органе муниципального управления.
Она используется в качестве схемы распределения и группировки документов в делах (схема классификации), указателя индексации документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел позволяет находить документы по их видам и содержанию. От качества построения номенклатуры дел зависят оперативность работы с документами и их сохранность.
При использовании информации для принятия управленческих решений необходимо учитывать следующие особенности исходной информации:
– исходная информация не всегда достоверна - если это статистическая или отчетная информация, то погрешности возникают в результате неправильных расчетов, ошибок исполнителей или искажения отчетных данных, если это экспертная информация, ошибки могут возникать из-за некомпетентности экспертов и неправильных методов обработки;
– информацию не всегда возможно получить к необходимому моменту времени из-за срывов сроков отчетности или несоответствия их установленным срокам анализа, длительности сбора и обработки информации;
– в связи с тем, что каждое решение должно основываться на учете будущих условий его реализации, а прогнозная информация носит вероятностный характер, принимаемые на ее основе решения также будут подвержены влиянию случайных ошибок;
– большинство принимаемых решений на стадии подготовки носит многовариантный, альтернативный характер, причем чаще всего трудность состоит в отсутствии обобщенного критерия, позволяющего выбрать вариант решения.
Основные требования, предъявляемые к информации, приводятся на рис. 8.
Рисунок 8 - Требования, предъявляемые к информации для целей муниципального управления
Информационное обеспечение муниципального управления в современных условиях невозможно без использования современных информационных технологий, программных средств, баз данных и систем управления ими.
Система информационного обеспечения органа местного самоуправления - это совокупность организационно-правовых, информационных, методических, программно-технических компонентов, обеспечивающая информационные процессы в системе управления. Структура информационной системы муниципального образования, внедрение новых информационных технологий определяются функциями
этой системы, текущими и перспективными задачами (рис. 9).
Рисунок 9 - Схема использования новых информационных технологий (НИТ) в муниципальном управлении
Почти во всех органах местного самоуправления сегодня есть персональные компьютеры, частично используется локальные компьютерные сети. В то же время развитие компьютеризации в большинстве местных администраций проходит бессистемно. Современные технологии построения информационных систем почти не применяются, прикладное программное обеспечение используется чаще
всего только в бухгалтерии и делопроизводстве (10;198).
2.2. Типы информационных ресурсов
В сфере муниципального образования информационные ресурсы в большей степени представлены в виде различных документов – муниципальных правовых актов.
Муниципальный правовой акт представляет собой решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами, законами субъектов РФ, принятое населением муниципального образования непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории муниципального образования, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер (13;212).
Муниципальные правовые акты, как официальные письменные документы, могут быть нормативными и ненормативными (индивидуальными). Нормативный правовой акт - это принятый (изданный) в определенном порядке официальный письменный документ, выражающий волеизъявление населения (избирателей), полномочного органа местного самоуправления, должностного лица местного самоуправления по установлению, изменению или отмене норм права - общеобязательных правил, рассчитанных на многократное применение и адресованных неопределенному кругу лиц. Ненормативные правовые акты часто называют также актами применения права или индивидуальными правовыми актами (11;114).
Правовую основу местного самоуправления, наряду с другими источниками, составляют уставы муниципальных образований, решения, принятые на местных референдумах и сходах граждан, и иные муниципальные правовые акты. Законодатель установил, что в систему муниципальных правовых актов входят:
1) устав муниципального образования;
2) правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан), нормативные и иные правовые акты представительного органа муниципального образования;
3) правовые акты главы муниципального образования, главы местной администрации, иных органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, предусмотренные уставом муниципального образования.
По вопросам местного значения населением муниципальных образований непосредственно и (или) органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления принимаются муниципальные правовые акты. По вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов РФ, могут приниматься муниципальные правовые акты на основании и во исполнение положений, установленных соответствующими федеральными законами и (или) законами субъектов РФ.
Муниципальные правовые акты, принятые органами местного самоуправления, подлежат обязательному исполнению на всей территории муниципального образования. За неисполнение муниципальных правовых актов граждане, руководители организаций, должностные лица органов государственной власти и должностные лица органов местного самоуправления несут ответственность в соответствии с федеральными законами и законами субъектов РФ. Следует подчеркнуть, что муниципальные правовые акты общеобязательны только на территории соответствующих муниципальных образований. Государство санкционировало принятие на местном уровне только регулятивных актов. Муниципальные образования, их органы не вправе принимать охранительные акты, т.е. предусматривающие меры принуждения (ответственности). При этом муниципальные правовые акты не должны противоречить Конституции РФ, федеральным конституционным законам, федеральным законам и иным нормативным правовым актам РФ, а также конституциям (уставам), законам, иным нормативным правовым актам субъектов РФ (11;186).
Если орган местного самоуправления полагает, что федеральный закон, иной нормативный правовой акт РФ либо закон, иной нормативный правовой акт субъекта РФ по вопросам организации местного самоуправления и (или) установления прав, обязанностей и ответственности органов, должностных лиц местного самоуправления не соответствует Конституции РФ, федеральным конституционным законам, федеральным законам, договорам о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти РФ и органами государственной власти субъекта РФ, вопрос об этом разрешается судом. До вступления в силу решения суда о признании федерального закона, иного нормативного правового акта РФ либо закона или иного нормативного правового акта субъекта РФ или отдельных их положений не соответствующими Конституции РФ, федеральным конституционным законам, федеральным законам, договорам о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти РФ и органами государственной власти субъекта РФ принятие муниципальных правовых актов, противоречащих соответствующим положениям федерального закона или иного нормативного правового акта РФ либо закона или иного нормативного правового акта субъекта РФ, не допускается.
Следует обратить внимание, что устав муниципального образования и оформленные в виде нормативных правовых актов решения, принятые на местном референдуме (сходе граждан), являются актами высшей юридической силы в системе муниципальных правовых актов, имеют прямое действие и применяются на всей территории муниципального образования. В связи с этим иные муниципальные правовые акты не должны противоречить уставу муниципального образования и правовым актам, принятым на местном референдуме (сходе граждан).
Проекты муниципальных правовых актов могут вноситься депутатами представительного органа, главой муниципального образования, иными выборными органами местного самоуправления, главой местной администрации, органами территориального общественного самоуправления, инициативными группами граждан, а также иными субъектами правотворческой инициативы, установленными уставом муниципального образования. Порядок внесения проектов муниципальных правовых актов, перечень и форма прилагаемых к ним документов устанавливаются нормативным правовым актом органа местного самоуправления или должностного лица местного самоуправления, на рассмотрение которых вносятся указанные проекты.
Муниципальные правовые акты вступают в силу в порядке, установленном уставом муниципального образования, за исключением нормативных правовых актов представительных органов местного самоуправления о налогах и сборах, которые вступают в силу в соответствии с НК РФ. Муниципальные правовые акты, затрагивающие права, свободы, обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования). Порядок опубликования (обнародования) муниципальных правовых актов устанавливается уставом муниципального образования и должен обеспечивать возможность ознакомления с ними граждан, за исключением муниципальных правовых актов или их отдельных положений, содержащих сведения, распространение которых ограничено федеральным законом (30;245).
Муниципальные правовые акты могут быть отменены или их действие может быть приостановлено органами, должностными лицами местного самоуправления, принявшими (издавшими) соответствующий муниципальный правовой акт, судом. В части, регулирующей осуществление органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий, муниципальные правовые акты, как представляется, могут приостанавливаться, отменяться уполномоченными органами государственной власти РФ (уполномоченными органами государственной власти субъектов РФ).
Основным нормативным правовым актом муниципального образования является его устав. Устав регулирует отношения, которые касаются всех сфер жизни местного самоуправления.
Содержание устава. Уставом муниципального образования должны определяться:
1) наименование муниципального образования;
2) перечень вопросов местного значения;
3) формы, порядок и гарантии участия населения в решении вопросов местного значения, в том числе путем образования органов территориального общественного самоуправления;
4) структура и порядок формирования органов местного самоуправления;
5) наименования и полномочия выборных и иных органов местного самоуправления, должностных лиц местного самоуправления;
6) виды, порядок принятия (издания), официального опубликования (обнародования) и вступления в силу муниципальных правовых актов;
7) срок полномочий представительного органа муниципального образования, депутатов, членов иных выборных органов местного самоуправления, выборных должностных лиц местного самоуправления, а также основания и порядок прекращения полномочий указанных органов и лиц;
8) виды ответственности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, основания наступления этой ответственности и порядок решения соответствующих вопросов, в том числе основания и порядок отзыва населением выборных должностных лиц местного самоуправления, досрочного прекращения полномочий выборных органов местного самоуправления и выборных должностных лиц местного самоуправления;
9) порядок формирования, утверждения и исполнения местного бюджета, а также порядок контроля за его исполнением;
10) порядок внесения изменений и дополнений в устав муниципального образования.
В то же время законодательство устанавливает, что уставом муниципального образования регулируются и иные вопросы организации местного самоуправления в соответствии с федеральными законами и законами субъектов РФ. Главное и единственное требование к уставам - их соответствие Конституции РФ, федеральному и региональному законодательству.
Имея всеобъемлющий характер, устав, тем не менее, не может и не должен детально регулировать все общественные отношения, складывающиеся на территории муниципального образования. Более детальная регламентация осуществляется посредством принятия других муниципальных правовых актов, необходимых для реализации устава. Устав выступает в качестве основы такого рода нормотворчества. Характерной особенностью уставов является также и то, что они представляют собой правовые акты, посредством которых фиксируется правовой статус муниципальных образований (предметы ведения, права, обязанности органов местного самоуправления и т.д.).
Так, в ст. 1 устава муниципального бюджетного учреждения Управления по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа сказано, что учреждение создано на основании: постановления Главы администрации г. Усть-Катава № 711 от 29.08.2000 г., учреждение является правопреемником Управления культуры администрации г.Усть-Катава и Комитета по спорту и молодежной политике.
Устав имеет высшую юридическую силу по отношению к иным нормативным правовым актам органов и должностных лиц местного самоуправления. Устав определяет предметы ведения города, его территориальное устройство, статус органов местного самоуправления, порядок их формирования, взаимодействия, полномочия и ответственность, правовую, экономическую и финансовую основы деятельности органов местного самоуправления, формы прямого волеизъявления жителей города и их участия в решении вопросов местного значения. Действие устава по вопросам местного самоуправления распространяется на деятельность всех находящихся на территории города органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций независимо от их организационно-правовых форм, общественных объединений, должностных лиц и населения города.
Должностными лицами органов местного самоуправления являются выборные либо работающие по контракту (трудовому договору) лица, выполняющие организационно-распорядительные функции в органах местного самоуправления и не относящиеся к категории государственных служащих. Для всестороннего обеспечения деятельности главы города, городского Совета депутатов и администрации города (организационного, документационного, юридического, материально-технического, финансового и др.) создаются аппарат городского Совета депутатов и аппарат администрации города (31;114).
Принятие, изменение, государственная регистрация устава. Устав муниципального образования характеризуется особым порядком принятия, внесения в него изменений или дополнений.
Устав муниципального образования принимается представительным органом муниципального образования, а в поселениях с численностью жителей, обладающих избирательным правом, менее 100 человек - населением непосредственно на сходе граждан. Закон от 28 августа 1995 г. наделил муниципальные образования правом самостоятельно решать вопрос о том, как принимать устав: представительным органом, на референдуме, сходе. Очевидно, что правовые возможности населения по непосредственному принятию устава резко сокращены.
Все эти особенности делают уставы муниципальных образований носителями наиболее значимых ценностей муниципальной демократии.
Другим не менее важным документом можно назвать акт выборных органов, должностных лиц местного самоуправления.
Представительный орган местного самоуправления по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральными законами, законами субъекта РФ, уставом муниципального образования, принимает решения, устанавливающие правила, обязательные для исполнения на территории муниципального образования, а также решения по вопросам организации деятельности представительного органа муниципального образования. Это, например, принятие общеобязательных правил по предметам ведения местного самоуправления, планов и программ социально-экономического развития муниципального образования, утверждение отчетов об их выполнении; установление местных налогов, сборов и платежей; определение порядка выпуска муниципальных займов, лотерей, предоставления кредитов и налоговых льгот в соответствии с законодательством; установление порядка приватизации, владения, пользования, распоряжения муниципальной собственностью; организация проведения выборов в органы местного самоуправления и местного референдума в соответствии с законодательством; защита прав депутатов, принятие решения о досрочном прекращении полномочий депутатов; избрание и освобождение от должности выборных должностных лиц данного представительного органа; организация территориального общественного самоуправления и др.
Акты должностных лиц представительного органа. Председатель представительного органа муниципального образования (в установленных случаях заместитель председателя) издает распоряжения (иногда постановления) по вопросам организации деятельности представительного органа муниципального образования. Например, постановлением председателя могут быть утверждены структура и штатное расписание аппарата представительного органа, правила трудового распорядка. Распоряжением председателя представительного органа могут быть оформлены организационные вопросы: прием, перевод и увольнение работников аппарата; создание рабочих групп по подготовке вопросов для рассмотрения представительным органом, решение жилищных, организационно-технических и иных вопросов для муниципальных служащих аппарата (13;125).
Акты главы муниципального образования. Глава муниципального образования в пределах своих полномочий, установленных уставом муниципального образования и решениями представительного органа муниципального образования, издает постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности представительного органа муниципального образования в случае, если он является его председателем, или постановления и распоряжения в пределах полномочий местной администрации, если он является ее главой. Как правило, решения, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений главы, а ненормативные - в форме его распоряжений.
Акты главы местной администрации. Глава местной администрации в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами субъектов РФ, уставом муниципального образования, нормативными правовыми актами представительного органа муниципального образования, издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов РФ, а также распоряжения по вопросам организации работы местной администрации.
Иные муниципальные правовые акты. Законодательством установлено, что иные должностные лица местного самоуправления издают распоряжения и приказы по вопросам, отнесенным к их полномочиям уставом муниципального образования. К данной категории должностных лиц можно отнести начальников (заведующих) управлений, отделов, комитетов и служб местных администраций, а также иных органов местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования (13;76).
Глава местной администрации вправе отменить распоряжение (приказ) начальника управления (отдела), входящего в структуру местной администрации.
2.3. Построение системы управления информационных ресурсов органов местного самоуправления
Современный подход к использованию информационных технологий в муниципальном управлении требует создания системы, включающей центральный сервер, компьютеризированные рабочие места и сеть, связывающую их с центральным сервером. Одним из эффективных инструментов информатизации работы администрации является система автоматизированного документооборота «Гран-Док», разработанная в государственном научно-производственном предприятии «Гранит-Центр» (22;19).
Система предоставляет полный набор функций по работе с документами в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства и способна поддерживать схемы делового документооборота муниципальных органов:
– горизонтальную схему (переписка внутри муниципалитета);
– вертикальную схему (организационно-распорядительные документы);
– внешнюю схему (входящая и исходящая корреспонденция).
Назначением системы является автоматизация работы с документами, фиксация пути прохождения документа от его поступления или создания до списания в дело, контроль на каждом этапе рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота (9;186).
Планомерное формирование в органах местного самоуправления собственных информационно-аналитических служб как важнейших структурных подразделении позволит значительно повысить эффективность и качество управленческих решений. Применение информационных технологий и систем в отдельных сферах муниципальной деятельности помогает решать следующие задачи.
В частности, построение системы управления информационными ресурсами в Управлении по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа должно решать следующие задачи:
– ведение автоматизированного учета граждан, принимающих участие в культурной, спортивной жизни города, повышение на этой основе качества работы с населением, сокращение очередей при получении справок, выписок;
– автоматизированное формирование и выведение на печать различных форм учета и отчетности о составе населения, формирование списков жителей по специальным запросам органов государственной власти и местного самоуправления (избиратели, школьники, пенсионеры и т. д.);
– создание, развитие и совершенствование единой сети учреждений физкультуры и спорта;
– удобство заключения договоров, выдачи доверенности, открытия бюджетных и внебюджетных счетов в органе, исполняющем бюджет Усть-Катавского городского округа.
Помимо этого, в сфере социальной защиты должны решаться следующие вопросы:
– ведение автоматизированного учета доходов семей для начисления социальных льгот и субсидий;
– ведение лицевых счетов персонифицированного учета социальных льгот и социальных выплат отдельным категориям граждан, включая жилищные субсидии.
В сфере жилищно-коммунального хозяйства:
– сбор, регистрация, хранение, обработка информации о техническом состоянии жилищного фонда;
– оперативный учет потребления энергоресурсов и воды;
– контроль технических параметров систем жизнеобеспечения и дистанционное управление объектами;
– бухгалтерский учет и расчеты платежей за жилищно-коммунальные услуги (создание компьютеризированных муниципальных расчетно-кассовых центров).
В сфере управления использованием территории города (геоинформационные системы) основной задачей является создание и ведение многослойной электронной карты (плана) города. Объектами компьютеризированного учета на этой карте могут быть:
– земельные ресурсы территории (земельный кадастр) по каждому земельному участку в разрезе прав собственности на землю, функционального назначения отдельных участков, их стоимостной оценки и др., формирование на этой основе базы данных для взимания платы за землю;
– генеральный план города (градостроительный кадастр);
– инженерные коммуникации разного назначения;
– объекты недвижимости (инвентаризация, размещение и стоимостная оценка объектов недвижимости, основных фондов, техническое состояние строений);
– дороги и транспорт (сведения о техническом состоянии дорог, качестве покрытия, технической характеристике мостов, проездов, переездов, дорожных знаках, экономические данные об использовании дорог для грузовых и пассажирских перевозок и в т. п.);
– экология (сведения о состоянии атмосферы, почв, шумовом и ином загрязнении отдельных участков территории, формирование базы данных для расчета платежей за загрязнение городской среды);
– потребительский рынок (размещение объектов торговли, общественного питания и бытового обслуживания населения);
– общественная безопасность (размещение объектов и постов ГИБДД, пожарной охраны, охраны общественного порядка, постов наблюдения, учреждений системы «медицины катастроф», автоматизированное слежение за фактическим расположением патрульных машин, дислокация зон эвакуации и маршрутов следования для предприятий и населения при чрезвычайных ситуациях и т. п.);
– объекты социальной сферы (размещение образовательных, медицинских учреждений, учреждений культуры, досуговых зон, учреждений социальной защиты и т. п.);
– объекты и системы связи и телекоммуникаций, их размещение.
Используя возможности современных геоинформационных технологий, ряд администраций городов приступил к созданию собственных муниципальных кадастров.
Такой кадастр представляет собой систему слоев (частных кадастров), наносимых на единую электронную подоснову. Ответственным за ведение каждого слоя является соответствующее структурное подразделение администрации или предприятие (например, водоканал, теплосеть). Организацию деятельности всей геоинформационной системы города, обеспечение ее технического и программного единства может обеспечивать специальная служба муниципального кадастра (24;66).
В сфере управления муниципальными финансами:
– создание компьютеризированной системы муниципального казначейства, в которую должна быть встроена система муниципальных контрактов, предусматривающих расходование бюджетных средств (подробно об этом было сказано в главе 6). Такая работа ведется во многих городах.
При построении системы управления информационными ресурсами в Управлении по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа следует использовать ресурсы Интернет.
Интернет открывает широкие возможности для совершенствования муниципального управления. Наиболее эффективно его возможности могут быть использованы при создании муниципального сайта, ориентированного как на население города, так и на внешних пользователей.
Если сайт становится интерактивным и с его помощью пользователь может производить различные операции (например, оплачивать счета, бронировать места в гостиницах, заказывать билеты на транспорт или в театры и т. п.), то сайт превращается в интернет-портал. Он может служить платформой для деловых контактов, виртуально соединять всех хозяйствующих субъектов для обмена информацией и сотрудничества.
Наряду с Интернетом, важную роль в информационном обеспечении муниципальной деятельности играют специализированные межмуниципальные информационные системы и базы данных. Из имеющихся в России таких систем наиболее известна информационная сеть Ассоциации сибирских и дальневосточных городов (АСДГ). Информационные компьютерные банки этой сети (их свыше 10) позволяют получать информацию о социально-экономических показателях
городов-участников сети, принятых муниципальных актах и т. д. Но для этого каждый город должен регулярно размещать в сети свою информацию.
Для удобства пользования МИС должно быть создано несколько рубрик, таких как «Новости», «Мнения», «Досье», «Консультации», «Архив», «Ссылки», «Контакты».
Такая система после ввода ее в действие позволит существенно улучшить информационное обеспечение органов местного самоуправления.
Муниципальные образования в едином информационном пространстве России Создание единого информационного пространства России имеет первостепенное значение для органов местного самоуправления и реализуется через функционирование информационной вертикали «Федерация - субъект РФ - муниципальное образование». В этой информационной вертикали ключевым элементом являются информационные ресурсы муниципального образования.
Создание единой системы информационных ресурсов осуществляется на основе объемно-ориентированного подхода. Основной объем информации содержится в базовых кадастрах и регистрах и размещается на муниципальном уровне, где в процессе регистрации объектов и субъектов деятельности возникает первичная информация о них.
Для эффективной информационной поддержки решения комплексных задач управления необходимо, чтобы базы данных, содержащие информацию об объектах, относящихся к одной предметной области, были технологически объединены в объектно-ориентированные региональные системы баз данных (СБД).
На рис. 10 изображена схема информационного взаимодействия уровней публичной власти, отвечающая современным требованиям._
Рисунок 10 - Схема информационного взаимодействия уровней публичной власти
Для реализации административных и технологических функций по организации доступа к информационным ресурсам и обеспечения взаимосвязи между информационными ресурсами разных уровней публичной власти необходим региональный информационно-технологический центр (ИТЦ) с соответствующими подразделениями или иная служба, например, в составе телекоммуникационных центров субъектов РФ и муниципальных образований. Наряду с технологической обработкой информации важно обеспечить ее аналитическую обработку в системе информационно-аналитических центров (ИАЦ).
Такие ИАЦ должны создаваться в отдельных функциональных комплексах управления (бюджетно-финансовый, социальный, имущественный и т. д.), в администрациях муниципальных образований, в региональных комитетах по статистике.
При постановке системы управления информационными ресурсами в Управлении по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа могут возникнуть проблемы при разработке и использовании нормативно-методического обеспечения управления информационными ресурсами.
Любая организация при управлении информационными ресурсами вынуждена руководствоваться существующими законодательными и нормативными ограничениями, учитывать необходимость внутренней регламентации, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств в рамках соответствующих информационных технологий, принимать меры информационной безопасности.
При разработке системы управления информационными ресурсами Управления по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа могут возникнуть следующие конкретные вопросы и препятствия:
– как организовать такую систему обработки и хранения документом, которая обеспечила бы эффективное управление в условиях разделения деятельности по заключению и контролю контрактов в офисе и по контролю за соответствующими материальными потоками на складе;
– как обеспечить своевременное и достоверное оформление всех необходимых документов в связи с резким ростом их объема и количества.
Это лишь некоторые проблемы, решение которых связано с выработкой соответствующих нормативных и инструктивных материалов.
Таким образом, одним из важнейших моментов постановки системы управления информационными ресурсами является использование нормативно-методической базы подготовки и оформления различной документации (как проявления информационного ресурса).
Нормативно-методическая база - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.
Нормативно-методическая база включает в себя:
– законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
– указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы работы с документами на федеральном уровне;
– правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
– правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
– правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические материалы по работе с документами учреждений, организаций и предприятий;
– государственные стандарты на документацию;
– унифицированные системы документации;
– общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
– основные требования к документам и службам документационного обеспечения;
– нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации работы с документами физических (граждан) и юридических лиц.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации. Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности), регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.
Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории, информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.
Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в ряде указов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в частности: Указ Президента «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20 января 1994 г., постановления Правительства «Об информационном обеспечении предпринимательства в Российской Федерации» от 1 декабря 1994 г., «Об улучшении информационного обеспечения населения Российской Федерации» от 12 января 1996 г. и др.
Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ направлен на создание эффективного участия в международном информационном обмене» в рамках единого мирового информационного пространства, защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.
Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.
Положения этого Закона нашли развитие в ряде указов Президента Российской Федерации, Правительства, федеральных органов исполнительной власти, в частности в Указе Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г., постановлении Правительства Российской Федерации «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г., постановлении Пенсионного фонда России «Об утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию» от 30 августа 1996 г. и др.
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах приняты Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г. в целях совершенствования организации архивного дела в стране, предотвращения порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу.
При постановке системы управления информационными ресурсами Управления по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа следует использовать государственные стандарты на документацию.
Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:
– ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации; ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
– ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
– ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца; ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;
– ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;
– ГОСТ Р 6.38-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
– ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Унифицированная система документации (УСД) - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.
В настоящее время действует 8 унифицированных систем документации (9;244):
– Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
– Унифицированная система банковской документации;
– Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
– Унифицированная система отчетно-статистической документации;
– Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
– Унифицированная система документации по труду;
– Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
– Унифицированная система внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Поскольку Управление по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа отчитывается в различные статистические органы о проделанной работе (например, в комитет по статистике города), то при постановке системы управления информационными ресурсами следует использовать общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность и др., являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, необходимые для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах (9;215).
Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы.
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
– Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
– Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
– Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
– Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
– Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
– Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
– Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
– Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
– Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
– Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
– Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
– Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) (9;269);
– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКГТДТР); Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.
Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.
ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач: регистрации форм документов;
– упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
– сокращения количества применяемых форм;
– исключения из обращения неунифицированных форм документов;
– обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
– контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
– рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Наиболее полным межотраслевым документом по организации работы с управленческой документацией является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Рассмотрим основные требования к документам и службам документационного обеспечения (9;265).
ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Основной целью ГСДОУ является упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.
В частности, раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов документов.
Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов (централизованная регламентация), инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. (регламентация на уровне организации). Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, разработанной в 1993 г.
Таким образом, соблюдение всех требований по использованию нормативной базы позволит оптимизировать временные и денежные затраты на построение в Управлении по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа системы управления информационными ресурсами.
Структурно дипломная работа состоит из введения, двух глав – первая глава посвящена общим сведениям об информационных ресурсах как объекте управления, во второй главе рассматривались информационные ресурсы муниципальных органов власти, а также заключения и списка использованных источников.
Конкретно, в первой главе были даны основные понятия об информационных ресурсах, их понятии, типологии и др.
С наиболее общих позиций информационный ресурс может быть определен как совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальном носителе в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач. Информационный ресурс имеет вид книг, журналов, файлов, фотографий, отчетов, дневников и т.д.
Под информационными ресурсами также понимаются отдельные документы, массивы документов и файлы в информационных системах, организованные как библиотеки, архивы, фонды, базы данных и знаний, рассматриваемые совместно с автоматизированными информационными технологиями или сервисами, придающими им необходимую мобильность.
Для организации эффективного управления информационными ресурсами и процессами необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию. На любом предприятии под информационными ресурсами понимают, прежде всего, различные документы в бумажном или электронном виде.
В организациях под информационными ресурсами чаще всего понимаются различные документы.
Также в первой главе были рассмотрены принципы организации и технологии управления информационными ресурсами.
Внедрение информационных систем управления информационными ресурсами (в частности – документами), предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что определяет успешность его деятельности. Информационные системы управления интеллектуальными активами представляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связанны с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, которые создаются в различных функциональных подразделениях предприятия на различных этапах жизненного цикла продукции и услуг.
Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.
Таким образом, управление информационными ресурсами сводится к следующим ключевым моментам:
– оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления;
– изучение и рационализация документооборота организации; стандартизация и унификация типов и форм документов; типизация информации и данных;
– преодоление проблемы несовместимости типов данных;
– создание системы управления данными.
Во второй главе диплома рассматривались информационные ресурсы органов местного самоуправления.
Информационный ресурс имеет сегодня в сфере муниципального управления не меньшую важность, чем материальные, трудовые, энергетические, финансовые и другие ресурсы. В общем смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т. д.
Информационное обеспечение системы управления муниципальным органом власти - это взаимосвязанная совокупность необходимой информации, форм и способов ее представления и организации в пространстве и во времени, обеспечивающая решение необходимых задач в системе управления.
Документооборот осуществляется в виде потоков документов, движущихся между пунктами обработки информации (руководители и специалисты органа управления) и пунктами технической обработки документов (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительная служба и т. п.). Документооборот разделяется на входящие, исходящие и внутренние потоки документов. К основным параметрам потоков документов относятся: направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения; объем потока, характеризующийся
количеством документов, проходящих в единицу времени; структура потока, характеризующаяся разновидностью документов; авторство и другие признаки; режим потока, определяемый периодичностью движения информации через пункты обработки.
Порядок работы с документами в органах муниципального управления регламентируют такие нормативные акты, как «Общие требования к документам и службам информационного обеспечения Государственной системы документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД), государственный стандарт УСОРД, а также инструкции по делопроизводству, издаваемые на основе этих актов органами муниципального управления.
Также во второй главе диплома были рассмотрены основы построения системы управления информационных ресурсов на примере Управлении по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа.
Современный подход к использованию информационных технологий в муниципальном управлении требует создания системы, включающей центральный сервер, компьютеризированные рабочие места и сеть, связывающую их с центральным сервером.
Планомерное формирование в органах местного самоуправления собственных информационно-аналитических служб как важнейших структурных подразделении позволит значительно повысить эффективность и качество управленческих решений. Применение информационных технологий и систем в отдельных сферах муниципальной деятельности помогает решать следующие задачи.
В частности, построение системы управления информационными ресурсами в Управлении по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа должно решать следующие задачи:
– ведение автоматизированного учета граждан, принимающих участие в культурной, спортивной жизни города, повышение на этой основе качества работы с населением, сокращение очередей при получении справок, выписок;
– автоматизированное формирование и выведение на печать различных форм учета и отчетности о составе населения, формирование списков жителей по специальным запросам органов государственной власти и местного самоуправления (избиратели, школьники, пенсионеры и т. д.);
– создание, развитие и совершенствование единой сети учреждений физкультуры и спорта;
– удобство заключения договоров, выдачи доверенности, открытия бюджетных и внебюджетных счетов в органе, исполняющем бюджет Усть-Катавского городского округа.
При постановке системы управления информационными ресурсами в Управлении по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа могут возникнуть проблемы при разработке и использовании нормативно-методического обеспечения управления информационными ресурсами.
Любая организация при управлении информационными ресурсами вынуждена руководствоваться существующими законодательными и нормативными ограничениями, учитывать необходимость внутренней регламентации, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств в рамках соответствующих информационных технологий, принимать меры информационной безопасности.
Таким образом, одним из важнейших моментов постановки системы управления информационными ресурсами является использование нормативно-методической базы подготовки и оформления различной документации (как проявления информационного ресурса).
Нормативно-методическая база - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.
Таким образом, соблюдение всех требований по использованию нормативной базы позволит оптимизировать временные и денежные затраты на построение в Управлении по культуре, спорту и молодежной политике администрации Усть-Катавского городского округа системы управления информационными ресурсами.
- Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. информационные ресурсы являются объектом права собственности.
- Федеральный закон от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации».
- Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
- Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту
- Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.:ИНФРА - М, 2002, 89 с.
- Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Кадровое делопроизводство. - СПб., изд. «Питер», 2004. - 112 с.
- Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. - СПб., изд. «Питер», 2004. - 256 с.
- Васина Е.Н., Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И., Информационные ресурсы и документальные базы данных. Создание, использование, анализ. Лабораторный практикум. М., РГГУ, 1997. 178 с.
- Годин В.В., Корнеев И.К., «Модульная программа для менеджеров. Модуль 17». Управление информационными ресурсами. Инфра-М, 2001. 352 с.
- Зотов В.Б., Система муниципального управления. Учебник_2005 -493с.
- Игнатюк Н.А., Павлушкин А.В., Муниципальное право, Уч пос_2007 -312с.
- Кирсанова М.В. Современное Делопроизводство, М., 2003, 286 с.
- Кокотов А.Н, Саломаткин А.С., Муниципальное право России. 2005 -384с.
- Копылов В А Информация как объект правового регулирования //НТИ. - Сер 1. - 1996 - № 8 - С.3-12;
- Кудилинский, Шевелева, Муниципальное право. Учебник_2005 -224с.
- Кузнецова Т.В., Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001, 359 с.
- Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с.
- Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. Испр. и допол.- М. ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003, 408 с.
- Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2002, 137 с.
- Лойко В.И., Информационные системы и технологии в экономике. 2005 2-е изд -416 с.
- Меринов Л И Информационные ресурсы в предпринимательских системах - Ростов н/Д; Изд-во РГЭУ РИНХ, 2003 - 58 с.
- Певницкий А.И Основные направления информатизации региональных органов управления. - Новосибирск. Шд-бо ИМ , 1997 - 43с
- Попов И.И. Информационные ресурсы и системы: реализация, моделирование, оптимизация. М: ТПК «Альянс», 2000, 408с.
- Попов И.И. Моделирование и оптимизация документальных информационных систем. М: РГГУ, 1996, 113с.
- Попов И.И., Храмцов П.Б., Мировые информационные ресурсы и сети. Методы доступа к ним. М.: РЭА им Г.В. Плеханова, 2001. - 150с.
- Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. – М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997, 176 с.
- Титоренко Г.А., Информационные системы в экономике. 2008 - 463с
- Федоров Н.В, Кураков Л.П, Ефремов Л.Г., Лебедев Е.К. Информационные ресурсы и их использование в регионах –Чебоксары, Изд-во Чуваш, госуниверситета, 2001 – 294 с.
- Фионова Л.Р. Основные понятия делопроизводства: Методические указания. – Пенза: Изд-во Пензенского государственного университета, 2001, 23 с.
- Чиркин В.Е., Государственное и муниципальное управление. Учебник_2003 -320 с.
- Шугрина Е.С., Муниципальное право Российской Федерации, Учебник_2007 2-е изд -672 с.
- Нас всех посчитают //Эксперт. - 2001. - № 18 - С. 115-118.